两招更胜100招，不学技能学什么？学做表！有人说：“我会用很多技能，但还是工作得很辛苦。”那你就要检查一下，自己
是否做对了表。
我们做的表通常分为两种， 一种是数据明细表， 称之为源数据表， 另一种是统计表， 称之为分类汇总表。前者不仅需要做，还必须用正确的方法做， 后者却不用做， 因为它们可以被 “变” 出来。 在知识兔Excel课程中， 我们就研究两件事：
第一件，设计一个标准， 正确的源数据表；
第二件，“变”出N个分类汇总表。
你可别小行， 只要玩转这两招． 以前遇到的种种难题. 80%都会荡然无存，一去不返。
搞定源数据 不背菜单也能玩
按照传统观念，Excel高手似乎就是把菜单命令背得滚瓜烂熟，组合函数玩得出神人化，还能自己编点小程序的人，于是，想
要成为高手，头悬梁锥刺股地“啃”技能书就变成一件再正常不过的事。 但是，“啃”过的朋友一定知道其中的艰辛， 那种
味同嚼蜡般的干涩和枯燥常常导致大脑消化不良。 并且， 想从中找到自己工作所需的技能也实非易事。究竟Excel有多少招
，为什么那么难记，下面两张图就峈知一二。
很多吧？头晕了！正因为如此， 大部分人都不敢奢望成为高手， 也认为自己无法解决更多的Excel难题。 可是，不知大家有
没有想过这样一个问题：Excel难题真的要靠玩弄技巧才能解决吗？还是我们从一开始就做错了什么？要知道，在平房的地基
上建高楼，有再大的本事也不行．于Excel，建立源数据表如同打地基，如果没有正确的源数据，搞什么数据分析都是扯淡，
如果一开始就做对了源数据，不用学100招也能把工作做得很漂亮。所以，好的源数据表是一切表格工作的基础。
聚焦汇总表，不用做来只用“变”
知道了源数据表的重要性还不够，我们还必须搞清楚表格工作的目的。只有明确了工作目的 ，才能有的放矢地学习。 使用
Excel的过程中会遇到的难题， 与我们的工作目的有很大关系。 在这个用数据说话的时代，严谨的公司买个办公用品也要做
数据分析。 我们忙忙碌碌操作着各
种表格 ，又是写公式． 又是筛选、 排序，或者把数据加过来减过去， 归根结底， 都是
为了得到一张分类汇总表。
数据这东西，只有被分门别类地放在一起时才有意义、单个儿看,看不出啥名堂来。 超市买东西不能只看小票吧， 你一定要
问：一共多少钱？家装公司列出的装修费用详单， 就算已经具体到每一颗螺丝的价钱 ，你也得问：地板总共多少钱？吊顶、
墙分别又是多少钱？所以， 分类汇总无处不在， 而企业对这方面的要求更高。 实际上， 我们做的表格工作都在为此服务。
为了印证这个观点， 我特意请教了一位资深的财务经理。 我问他：“为什么人们都说财务部的Excel水平最高？财务一定是
企业最先拥有系统的部门 ， 还需要用Excel做什么？” 他这样回答我：“财务系统能解决科目的分类，即前端数据录入的问
题，也能出具标准的财务报表。 但是，企业的管理需求灵活多变， 所以我们得要从系统中提取数据， 进行
深加工， 才能满
足竹理层对于个性化财务报表的需求。要做这件事， 就必须与Excel较劲。”有系统的部门尚且如此， 其他部门又何尝不是
呢？
来看看下面几张表以及它们所代表的意义。 这几张分类汇总表有的庞大， 有的精细， 属千最常见的二维汇总表。
记录办公用品领用情况明细， 能得到领用统计表。 它可以作为制定下个季度办公用品预算的参考， 另外， 根据各部门的工
作内容， 也能抽查部门办公用品领用是否合理。
记录销售情况明细， 能得到销量统计表，由此发掘公司的明星销售员，考评销售人员绩效，核算业务提成金额。
记录各地各类企业的年末从业人数， 能得到关于年末从业人数的统计表。 政府部门可以根据城市规模及发展规划， 评估企
业从业人数是否合理， 制定下一年人员引人退出计划。
于是我得出了一个顶要结论 我们使用Excel的最终目的，是为了得到各式各样用于决策的分类汇总表。 这些表无须靠手工做
， Excel能让我们像魔术师一样把它们给 “变” 出来．
天下只有一张表
源数据表很重要， 但它的设计理念却很简单。 设计Excel源数据表不同于设计PPT模板， 不要千变万化， 只要始终如一。
之所以新手、 老鸟、 ”表”哥、 ”表”姐都能轻松掌握它， 是因为天下只有一张源数据表。它是一张中规中矩，填满数据
的一维明细表， 我把它称为“天下第一表”。 天下第一表有三大优势通用、 简洁、 规范。
优势一、通用
按照常理，Excel模板无穷无尽．这也正是为什么Excel书籍可以不断推陈出新的原因。今天讲人力资源的50个经典模板，明天
说生产管理离不开的30个表格，后天又有财务管理中的20个范本。可是，你记住了多少？又有多少与你的工作相关？
之前一扛让我很困惑的事情是：大量的教材，大量的范例，我们又天天与Excel较劲，可事实上，Excel整体应用水平却普遍偏
低，工作效率也不高。
有一天我突然想明白了，很多人连源数据表和分类汇总表的关系都没有搞清楚，却花大只精力去手工打造汇总表，他们不知道
天下只有一张表的概念，结果源数据表被做得五花八门，我们以前所学的各种模板，没有固定的标准，各行各业差异也很大，
即使死记硬背了300种报表样式，还是无法解决根本问题，新的Excel难题依然会不断涌现。如此学习，付出与收获不成正比，
难怪大家干脆不学，因为学了也会马上忘记，倒不如现学现卖来得安逸。
事实上，源数据表只应有一张，且只应是一维数据格式。无论是销售、市场数据，还是物流，财务数据，都可以用完全相同的
方式存放于源数据表中，区别仅仅在于字段名称和具体内容。下面这几张表内容虽然不同，模祥却如出一辙。
学会一个模板就能走遍天下， 这是天下第一表概念的精华所在。 而在表格界， 天下第一表可谓长得老实憨厚，很容易被记
住。
优势二、简洁
物流行业非常看重数据管理， 出入库管理也好，货物盘点也好，在途跟踪也好， 线路规划、 成本核算也好， 都离不开数据
。这些数据， 一方面由专业系统如WMS (库房管理系统）、TMS (运输管理系统）进行处理， 同时也有很大一部分必须依靠手
工报表。物流工作由干要追踪到每辆车、每张订单、每个包裹，甚至每件商品， 数据量非常庞大， 报表也异常繁多。
按理说， 我做了7年物流工作． 文件夹应该是满满的， 存放着各式各样的报表。 可是，我发现身边的朋友只做了3年人事行
政工作， 报表却比我的还要多。 这些报表， 有的只有一两行， 有的干脆就几个数字。一项工作可以牵扯出几十张Excel表
，里面的数据大量重复，却又没有一份是完整的。相反，如果坚持一项工作一张表格的原则，做好天下第一表，即便与很多数
据打交逍，Excel文件也可以很少。
文件少带来几个好处：首先，可以轻松地找到需要的数据；其次，最大限度地避免了重复性工作；然后，业务数据容易备份和
交接；更重要的是． 只要一项工作一张表， 就可以将 “变” 表的技能发挥得淋漓尽致。
优势三、规范
有一种情况很常见：企业越大，内部报表流通越不顺畅。
有一件事让我印象深刻：2010年初，我给成都统计系统做6天封闭式
培训。一天，培训结束后， 有学员找到我， 是一位老大姐。 她告诉我， 她是相关单位的人， 统计局邀请她来参加这次培
训。然后， 她拿出了一个U盘， 问我能不能帮她解决一个问题。 我说好， 于是她打开了报表， 说：“上面下发了这张表
要求我们每一个街道填报以后再上报。可这张表很难填，你看看有没有什
么办法可以做得快一。”
我仔细看了看这份表格， 完全不符合Excel规范， 就像一张只能用于打印的表。既有复杂的表头，又有不合理的合并单元格
，各字段还分类不清． 并且没有限定标准的填写方法。 我心想：“照这样填写， 数据再一级级往上报，最终需要耗费多少
人力才能把数据理得清楚？何况准确率还无法保证。”面对此类问题，我几乎都是从源数据表的规范人手解决。于是，我问了
她一个问题 “这张报表是否有修改的可能性？” 她说：“不行，上面发的不能改。”
既然不能改， 只好选用折中的方法：街道按照标准的源数据表格式记录数据，然后想办法把数据关联到下发的报表中。虽然
这需要用到很多数据处理技巧，但是能解决两个问题：第一，街道的数据收集工作不会白做，因为标准的源数据可以保留下来
， 未来如果上面还有其他数据分析要求，这份源数据依然可用，这样能够避免重复劳动；第二，完成了上面交代的任务， 提
供了规定样式的报表。
瞧，玩弄技能通常都是无奈之举， 因为一切从开始就错了，它将会层层错下去。基层人员做得辛苦， 加班加点填写大员数据
， 提交上去以后， 中层人员整理得也很辛苦。 由于表格不规范， 数据修改和退回重填的情况肯定少不了， 最终要出具分
析报告， 还得大费周章。 整个过程浪费严重， 工作结果也难让人满意。
如果咱用的是正确的源数据表， 而且每个环节都能按昭同样的标准操作，得到标准的数据， 以上所有问题则不攻自破。 俗
话说：有规矩成方圆。 这个道理放在Excel工作中，也完全成立。
人人都能成高手
不需要考证书， 也不需要大学文凭， 设计天下第一表需要的是一个项要资
质—工作经验。 如果你只在乎技能的学习， 而忽
略了对工作本身的积累和感悟，最终还是无法驾驭Excel。
《别告诉我你懂PPT》的老师， 被粉丝们誉为PPT牛人， 很多人羡恭她在PPT设计中展现出来的才华和创意。 但从另外一个角
度看，论技能的运用，知识兔老师在PPT界估计只能排到一千开外，论平面设计水平， 在专业的设计师
眼里她就是个外行。
凭什么她能制作出赏心悦目 ， 震憾人心的PPT呢？凭的是她对工作的认真态度，以及在自己领城内的足够专业．
如果没有扎扎实实地做好项目 ， 没有画龙点睛的总结归纳， 以及细致人微的工作感悟， 就算把所有技都堆砌在一起 ， 也
做不出一份好的PPT。 按她的话说，她是一个脑子闲不住、 总是胡思乱想的人， 不求小小改良 ， 只求一鸣惊人。
我们对待Excel, 也是如此！技能只是实现目标的方法之一， 更重要的是， 要把工作经验和对工作的感悟注入天下第一表的
设计中。做好了这一点， 人人都能成高手， 甚至是专家。